Інвентаризацію готівки та грошових коштів слід провести у період з 1 листопада до 31 грудня. Однак зазвичай інвентаризація таких активів не займає багато часу, тому її проводять якнайближче до дати балансу (але не обов’язково так).
Така інвентаризація охоплює:
- готівку (рах. 30);
- грошові кошти та їх еквіваленти (рах. 31, 33, 34, 35);
- бланки документів сурової звітності (рах. 08, 209).
Готівка — грошові знаки національної валюти України (банкноти і монети, у тому числі розмінні, обігові, пам’ятні монети, які є платіжними засобами). Якщо ж ваше підприємство використовує готівкову іноземну валюту і на момент інвентаризації має її в касі, то треба проінвентаризувати і її.
Грошові кошти та їх еквіваленти — включають гроші в касі, гроші в банку, депозити та цінні папери, які котируються на ринку зі строком погашення до 3 місяців.
До бланків документів суворої звітності належать:
- документи, що засвідчують особу, подію, право, освіту, трудовий стаж тощо (паспорт; свідоцтво про народження, одруження та розірвання шлюбу, зміну прізвища, імені, по батькові; трудова книжка і вкладка до неї; посвідчення службові, військові, водія, ветеранів, інвалідів; дипломи про освіту, присвоєння звання; пенсійна книжка; пенсійні листки, листки тимчасової непрацездатності тощо);
- проїзні документи (квитки на проїзд у залізничному, морському, річковому та повітряному транспорті; документи на перевезення вантажів; військові проїзні документи тощо);
- знаки поштової оплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками);
- документи, що обслуговують грошовий обіг (книжки ощадні, чекові, депозитні); чеки грошові, майнові, розрахункові; бланки фінансування, страхування; акредитиви; марки податкові, митні; довіреність на видачу коштів, пенсій, майна; сертифікати якості, на право вивезення та ввезення; поліси страхування; ліцензії тощо);
- бланки білетів тиражних та миттєвих лотерей.
Щодо заповнених трудових книжок (а не пустих бланків!), у випадку, якщо вони і досі зберігаються на вашому підприємстві, нагадаємо рекомендації Пенсійного фонду щодо їх аудиту. Такі трудові книжки не належать до активів підприємства і не вимагають інвентаризації. Але знати, що вони оформлені вірно і що з ними робити далі, варто кожному роботодавцю.
Особливості порядку проведення такої інвентаризації
До початку проведення інвентаризації матеріально відповідальні особи дають розписку, форма якої визначена в додатку 7 до Положення №148. Фактично така розписка є частиною акту про результати інвентаризації наявних коштів. Один примірник акта передається до бухгалтерії, а другий залишається в матеріально відповідальної особи. Акт інвентаризації підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.
В акті інвентаризації має бути вказано:
- фактичний залишок та залишок за даними обліку, результат інвентаризації — щодо наявності готівки;
- назву і суму іноземної валюти, курс НБУ на початок робочого дня інвентаризації, суми іноземної валюти в перерахунку на грошову одиницю України — щодо готівки в іноземній валюті;
- назва, номер, серія і номінальна вартість — щодо грошових документів, бланків документів суворої звітності;
- сума нестачі або надлишку за результатами інвентаризації та обставин їх виникнення — за наявності;
- назва фінансової інвестиції (акції, облігації, частки (паї) тощо), назва цінних паперів, якими оформлені фінансові інвестиції, дата і термін вкладу, номер і серія цінних паперів, назва документа, що підтверджує фінансові інвестиції (засновницький договір, інші угоди, виписки банків, накладні на передачу устаткування тощо), сума, вид вкладу — за наявності;
- назви, серії, номера, номінальної і балансової вартості, строків погашення, назви емітента — щодо цінних паперів.
Окремі акти інвентаризації складаються на:
- довготермінові та короткотермінові фінансові інвестиції в частки (паї) в статутних капіталах інших підприємств. Інвентаризація таких активів проводиться шляхом звірки установчих документів з даними бухгалтерського обліку підприємства;
- цінні папери.
Крім того, касир чи інша особа, яка його заміняє та з якою укладено договір про повну матеріальну відповідальність, до початку інвентаризації повинні упорядкувати та підготувати всі касові документи.
Після отримання розписки комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всієї готівки, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок. Річна інвентаризація кас проводиться в строки, установлені керівником (однак у межах двох місяців — з 01.11 по 31.12) з перерахуванням усієї готівки та перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі.
Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку. У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною у звіті РРО (у РК та КОРО).
Комісія також перевіряє оприбуткування та списання коштів. Важливе значення має оформлення та правильне ведення касової книги. А у разі автоматизованого ведення касової книги перевіряється правильність роботи програмних засобів оброблення касових документів.
Результати інвентаризації
Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, уважається надлишком готівки в касі. Відповідно, якщо за даними обліку сума готівки, яка зберігається в касі, є більшою, то буде нестача.
Сума нестачі відшкодовується з матеріально відповідальної особи (касира або старшого касира, в залежності від того, в кого саме на момент інвентаризації мали зберігатися кошти). Правила відшкодування матеріальної шкоди ми ще нагадаємо в окремій статті.
А надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід відповідного підприємства.
Облік результатів інвентаризації
Виявлені під час інвентаризації розбіжності між фактичними залишками готівки з даними бухгалтерському обліку відображають наступними бухгалтерськими записами:
Операція | Д-т | К-т |
Виявлено лишки готівкових коштів у касі або грошових документів | 301/302/331/332 | 719 |
виявлено нестачу готівкових коштів у касі або грошових документів | 947 072 | 301, 302, 331, 332 |
вину матеріальної особи у нестачі доведено* | 375 | 716 |
нестачу погашено матеріально відповідальною особою (платежем в касу або на поточний рахунок підприємства) | 301, 311 | 375 072 |
нестачу утримано із заробітної плати матеріально відповідальної особи** | 661 | 375 |
* У разі якщо винні особи не встановлені, суму нестачі зараховують на позабалансовий рахунок до моменту встановлення винних осіб або закриття справи згідно із законодавством, тобто вона підлягає списанню після закінчення строку позовної давності (3 роки). ** Але не забувайте про обмеження, встановлені ст. 128 КЗпП |